世の中は人と人とのつながりで動いている。これをもっと円滑にそして緊密に動かせたら・・・。そんな願いをかなえてくれる新しいタイプのコミュニケーション支援ツール。それがMicrosoft InterConnect 2004だ。

■「つながり」と「蓄積」に欠ける従来の個人情報管理 仕事で新たなプロジェクトを立ち上げるときや人事異動で引継ぎを行うとき、「新たな仕事相手がどのような人物なのか」をいちはやく知ることは、事業の成否そのものにも関わってくる。ところが、これほど重要な情報を管理するのに適したツールが、実はいままで存在しなかった。

「そんなことはない、アドレス帳や個人情報管理ツールは昔からあったではないか」という異論もあるだろう。だが、ちょっと待ってほしい。たしかにアドレス帳を使えば電話番号を探せたり、すぐにメールを出せたりできる。しかしよく考えてみれば、それが有効なのは「いま直接付き合いのある相手」だけではないだろうか？　数年前に一緒に仕事をした人が、いまどの部署で、どのような役職にあるのか、急に知りたくなったらどうだろう。よほど親密な間柄でもない限り、異動や昇進をいちいち連絡し合ったりはしていないはずだ。

あるいは、新規プロジェクトで外部のスタッフを活用したいときを考えてみよう。名前と住所だけでは相手の経験も実績もわからない。いったい何を基準に人選を進めたらいいのか。また、直接の知り合いに適当な人材がいなかったときに、そこからさらに人脈を広げるにはどうしたらいいか。残念ながら従来のツールは、これらの問題に十分に応えてくれてはいなかった。極端にいえば、紙の名刺がデジタル情報になっただけで、時の流れのある一点で拾った個人の情報をスクラップしているに過ぎなかったのだ。

■InterConnectは人脈というネットワーク情報を作り出す このような現状を打破してくれるのが「Microsoft InterConnect」だ。InterConnectは多面的な要素を持つソフトで、その性格をひと言で表すのは難しいが、本質は次の6点に集約されるのではないかと思う。

1. 個人情報管理ツールである──当然のことながら住所や電話番号、勤務先などの個人情報を記録・検索することができる。これがInterConnectの核だが、もちろんそれだけではない。
2. 個人情報を時系列的に管理できる──ある時点での情報だけを集めた従来のアドレス帳と異なり、個人の経歴などを追うことができる。つまり、個人が積み重ねてきた歴史や経験を知る手がかりとなってくれる。
3. 人と人のつながりが簡単にわかる──従来からあったような「趣味のグループ」や「得意先のグループ」といった関係に加え、「会社とそこに所属する人間との関係」「上司と部下の関係」などを登録し、相互に参照することができる。
4. 交際履歴を管理できる──慶弔のやりとりなど、「いつ、どのようなメールを送ったのか」を履歴で管理できる。また、「あるイベントに参加していた人はどのような人たちか」といった検索を行うことも可能だ。
5. 暗号化に対応した情報交換ツールである──蓄積した情報を、InterConnectユーザ同士で簡単にやりとりできる。ある条件を指定して人物の紹介を依頼すると、依頼を受けた側では「人脈データベースから一致する人を選び出して返信する」といった作業を簡単に行える。情報は暗号化されているため、セキュリティ面でも安心だ。
6. Microsoft Officeファミリの一員である──「Outlook 2003」と連携して連絡先の情報を共有し、相互に更新することができる。「InterConnectで探し出した相手に、Outlookを利用して一括でメールを送る」といったことも可能だ。

■InterConnectで仕事はこう変わる では、InterConnectがどのようなシーンで活躍するのか、ちょっと想像を膨らませてみよう。

例えばあなたは、人事異動で前任者から営業範囲を引き継いだセールス担当者だとする。前任者から送信してもらったInterConnectのデータには、取引先の会社情報や現場担当者の個人情報はもちろん、趣味や嗜好、出身校などのデータが含まれている。うまく活用すれば、引き継ぎはスムーズに進むだろう。もし取引先もInterConnectのユーザであれば、先方で担当者の異動があったときも、メールの送受信だけで簡単に連絡先情報を更新できる。ついでに前任者にも通知しておけば、将来も何かと役に立つはずだ。

あるいは、新規のプロジェクトを立ち上げる場合を考えてみよう。InterConnectには個人の経歴も記録できるので、過去の実績を参考に人選を進めるのも簡単だ。外部スタッフの参画を仰ぐ場合、名前は忘れていても「あのときパーティで知り合った○○株式会社の人」といった形で探すこともできるし、直接の知り合いに適当な人材が見つからない場合でも、その先のツテを頼って探してもらうこともできる。

このようにInterConnectは、個人情報の管理と更新を簡単にしてくれるだけでなく、「人脈というネットワーク情報そのものを共有できる」ようにしてくれる。これが、InterConnectを従来の同種ソフトとは違う、“新しいタイプのコミュニケーション支援ツール”にしている大きなポイントだ。そして、この斬新さは、

1. 情報を常にフレッシュに保つ「簡単で確実な入力・更新」
2. データベースを上質で密度の高いものにする「情報の集約管理と各情報間の連携」
3. 的確な人物選びをサポートする「充実した検索機能」
4. より広がりのあるコミュニケーションを実現する「多面的な情報管理」
5. 安心・確実なコミュニケーションをサポートする「『お勧めアクション』とセキュリティの確保」

■情報を常にフレッシュに保つ「簡単で確実な入力・更新」

	■電子名刺で情報をスマートに更新

	個人情報を保存した電子名刺をやりとりすることで確実に情報を更新できる。 デザインを変更したりページを追加してオリジナルの電子名刺を作れる。

InterConnectも他の情報管理ツール同様、まずは連絡先のデータを入力するところから始まる。ひとり分の連絡先情報の中には氏名、住所、電話番号、写真といった基本情報のほかに、慶弔など行事関係の記録、職歴や資格、やり取りした電子メールやファイルの履歴などが含まれる。

連絡先は「電子名刺」という形でまとめられる。InterConnectでは、電子名刺をもとに他のユーザとの間で情報をやりとりを行うようになっている。まず、ユーザが自分自身の情報を登録し、電子名刺を送る。送られた側は、簡単な操作で電子名刺を取り込むことが可能で、入力の手間を減らせるのはもちろん、ミスも防げる。本人情報を更新した場合は、過去に電子名刺を送った相手を自動的にピックアップして一斉配信することが可能で、大事な相手に連絡し忘れるという失敗を防げる。

電子名刺は、単なる連絡先情報のパッケージではない。オリジナルのデザインで個性をアピールすることもできる。オフィシャルサイトから名刺テンプレート集をダウンロードして利用できるほか、名刺にページを追加して、自分だけの情報を入れた個性的な名刺を作ることも可能だ。

	■膨大な名刺も効率よく入力

ビジネスマンなら、紙の名刺を大量に抱えているのは当たり前。InterConnectは、名刺OCRソフトと連携して紙の名刺からデータを読み込むことができる。対応するソフトは、オフィシャルサイト内の「InterConnect 2004 サービスパートナー」で確認できる。手作業で入力する場合は、フリガナの自動入力や、住所と郵便番号相互の自動入力、会社名をもとにした住所の自動入力などの支援機能が入力を助けてくれる。

	■Outlookと連携して連絡先情報を自動アップデート

	Outlookと連携して連絡先情報を相互に自動更新してくれる。

InterConnectは、Microsoft Officeファミリの一員として、Outlookと連絡先データを共用している。どちらか一方で連絡先情報を更新すれば、互いに自動で更新してくれるので、どちらのデータが最新のものだったか悩む必要はない。さらに、「Excel」や「はがきスタジオ」などのMicrosoft製品で作成した住所録やCSV形式のデータファイルも、インポート機能で簡単にInterConnectに取り込める。

■データベースを上質で密度の高いものにする「情報の集約管理と各情報間の連携」

	■相手のあらゆる情報を一ヶ所にまとめて管理

	予定の登録や通知をまとめて行うこともできる。 出身校や職歴、異動、昇進などの経歴を詳しく記録できる。

InterConnectの大きな特徴のひとつは、情報を集約管理できることだ。従来は、名前やメールアドレスはメールソフトに、いつどのような用件で連絡したかはスケジューラに、経歴については履歴書をデジタル化したPDFファイルに……というように情報が分散してしまい、何か調べようとするたびにそれぞれのアプリケーションで検索を行わなければならなかった。

しかしInterConnectでは、「連絡先」というひとつのデータのもとにこれらをまとめてしまえる。しかも連絡先には、慶弔に関する記録のほかにも、その人に関するメモや、関連する書類データのファイルなどまで記録できる。例えば、何か催しを開こうというとき、イベント機能を使って参加者へ通知すると、それがそのまま記録される。あとでイベントからその参加者をたどったり、逆にある人が参加したイベントを調べたり、といったことがInterConnectだけで簡単にできてしまうのだ。

	■人と人、人と会社のつながりもはっきりわかる

	上司や部下といった人間関係も簡単に登録できる。

InterConnectでは、連絡先に「個人」「会社」「場所」の三つのタイプがあり、しかもこれらの間で互いの関連を設定できる。個人対個人であれば、同僚や上司、部下といった関係を、会社対個人であれば、勤務先や派遣先といった所属を登録することで、関係を相互にたどることができる。また、A氏・B氏の二人分の連絡先があるとき、B氏はA氏の部下であると登録すれば、A氏のデータには自動的にB氏の上司という情報が追加される。そのため「ある人物と関係のある人物を探し出してメールを送る」といった作業も、InterConnectならよどみなく行える。